02.99.09.82.82 Espace client

Designed by

Que se passe-t-il après la signature de votre acte notarié ? Les formalités postérieures

Les formalités postérieures

Il est important de savoir que la mission du Notaire ne s'arrête pas à l'issue du rendez-vous de signature avec son client. Il a de nombreuses formalités à accomplir après la signature des actes, il s'agit "des formalités postérieures".

Chaque jour, dès qu'un acte est signé en version électronique "Acte Authentique Electronique" ou en version papier, le Notaire doit aussitôt l'inscrire sur un répertoire et transmettre le dossier correspondant au formaliste. Il se charge alors d'accomplir un certain nombre d'opérations : "les formalités postérieures".

Tous les matins, le formaliste prépare la journée comptable, plus précisément il répertorie les actes signés la veille par l'ensemble des Notaires. Il effectue des contrôles, inscrit l'ensemble des actes au répertoire officiel, met à jour les registres, scanne les documents dans le cadre du "zéro papier" et transmet le tout au service comptabilité, en vue de la taxation des actes.

Une fois la journée comptable traitée, l'ensemble des dossiers est redonné au formaliste pour la suite des tâches à effectuer.

A ce stade le formaliste étudie tous les dossiers signés et s'interroge sur l'orientation fiscale des actes. C'est une étape très importante. Doivent-ils être déposés au Service de la Publicité Foncière ou de l'enregistrement ? Pour cela, un registre des formalités est tenu chaque jour afin de noter précieusement les dates d'envoi aux impôts, les dates de retour des formalités faites. Dans le cadre des successions, un paiement des droits doit-il être effectué avant la fin du mois ? Rien n'est laissé au hasard, tout est contrôlé et transmis dans des délais impartis.

Si l'acte doit être publié au fichier immobilier, le Notaire devra transmettre l'ensemble des documents et verser à l'administration fiscale dans un délai maximum d'un mois après la signature, les droits et taxes dus. Depuis le 1er janvier 2018, la mise en place du système "Téléactes" permet aux actes portant sur des mutations immobilières d'être transmis de façon dématérialisée. La dématérialisation des échanges entre les offices et l'administration fiscale s'est beaucoup développée au cours des dernières années et cela continue encore…

15 ans déjà…

Nathalie BAZIN Formalités Postérieures

Nathalie BAZIN

"Titulaire d'un Brevet Technicien Supérieur de Comptabilité et Gestion des entreprises, et après plusieurs expériences professionnelles hors notariat, une mission d'intérim m'a permis de rejoindre une étude dans la région du Perche en Normandie. Celle-ci a créé un service dédié aux formalités postérieures et m'a formée en interne. J'y suis restée 4 années, avant de revenir m'installer dans ma région d'origine en Bretagne. Aujourd'hui, il y a donc 15 ans exactement, le 1er février 2006, j'ai été embauchée à l'étude de MONTFORT suite à une candidature spontanée. Durant cette période, les formalités postérieures ont beaucoup évoluées et moi aussi !

Pour exercer ce métier avec justesse et qualité, il faut savoir hiérarchiser les tâches à faire. Le volume de travail et les délais imposés par l'administration fiscale obligent à être très organisé et précis. Ma formation initiale en comptabilité est complémentaire car je manipule beaucoup les chiffres lors des "dépôts d'actes". A ce niveau, l'erreur peut vite avoir des conséquences financières importantes. Il y a donc beaucoup de contrôles à effectuer au niveau des paiements des droits et des taxes.

Le sens des relations humaines est également à privilégier. Je travaille essentiellement avec les Notaires, les rédacteurs et le service comptabilité. Entourée d'une direction bien présente et d'une équipe de collaborateurs avec des compétences riches et variées, j'ai beaucoup appris avec eux et j'apprends encore chaque jour et je considère aujourd'hui avoir un poste important au sein de l'étude.

Afin de gérer au plus juste ce poste, il faut un regard quotidien sur les signatures d'actes et les formalités à faire car chaque jour il y a beaucoup de tâches obligatoires et le développement de la dématérialisation a nettement accéléré le flux entre l'administration fiscale et les offices. Aussi, c'est avec plaisir que j'ai transmis mes connaissances à Anaelle HUBERT, assistante de clerc, afin de pallier à mon absence notamment lors des congés d'été et ainsi continuer d'alimenter tous les registres obligatoires et assurer les formalités urgentes.

Travailler aux formalités postérieures est certes un poste exigeant, qui indéniablement a des contraintes et génère souvent des périodes de stress mais il est passionnant et en perpétuelle évolution.

En 15 ans, j'ai été témoin et actrice de beaucoup de changements (l'Acte Authentique Electronique, le système téléacte, le "zéro papier"…), qui visent toujours le meilleur et la qualité.

Rien n'est figé, c'est vivant et toujours tourné vers l'avenir !"

Les grands principes, c'est bien. Votre situation particulière, c'est mieux.
Prenez contact avec MOINS & VACHON Notaires, votre étude notariale à MONTFORT-SUR-MEU.
Nous pouvons aussi échanger en visio-conférence, que vous soyez partout en France, ou à l'étranger.

Contactez-nous